Cómo hablar con la dirección en inglés

Las personas de la dirección no necesitan más detalle por tu parte. Necesitan la conclusión, qué significa para ellas y qué necesitas tú de ellas, en más o menos un minuto. Es una buena noticia si el inglés es tu segundo idioma: cuanto más breve y claro es el mensaje, menos importa tu inglés.

01Lo esencial, primero

La norma de redacción del ejército de EE. UU. lo llama BLUF: bottom line up front, lo esencial al principio. El Pyramid Principle de Barbara Minto, que los consultores usan desde hace décadas, dice lo mismo: la respuesta arriba, las razones debajo y los datos debajo de las razones.

Una excepción: si la persona no tiene ningún contexto, da primero una frase de contexto y después lo esencial.

02Di qué necesitas

• Di en tu primera frase si necesitas una decisión, una aprobación o nada: “This is an update. No action needed.”
• Cuenta con que te interrumpan, y prepárate para terminar en la mitad del tiempo que tenías previsto.
• Si te piden algo concreto, dáselo primero, aunque hayas preparado otra cosa.
• Escribe la versión de tres frases antes de la reunión. Si quieren más, ya lo pedirán.

03Actualizaciones de estado

Una buena actualización de estado dura unos minutos como mucho: la valoración general, uno o dos puntos destacados y el riesgo o los dos riesgos que la dirección tiene que conocer.

• Usa un color si tu empresa lo hace: verde significa que vais según lo previsto, rojo que no vais a cumplir la fecha, el presupuesto o el alcance, y ámbar es todo lo que queda en medio.
• Da una fecha o una cifra siempre que puedas.
• Termina con lo que necesitas de ellos, aunque no sea nada.

04Escalar sin culpar a nadie

1. Escala pronto, y primero a tu responsable directo.
2. Usa siempre el mismo orden: los hechos, el impacto, lo que has probado, las opciones y tu recomendación.
3. Describe qué pasó, no quién lo causó. Nombrar a una persona convierte la escalada en una queja.
4. Deja claro que es una escalada. Pon “Decision needed” en el asunto. No lo suavices tanto que nadie se dé cuenta.
5. Informa a las personas clave una a una antes de la reunión en la que llega la mala noticia. Los consultores lo llaman pre-wiring; los líderes, “no surprises” (sin sorpresas).

05Preguntas que no sabes responder

• No te lo inventes. Una cifra equivocada te cuesta más credibilidad que un “I don’t know”.
• Di lo que sí sabes y da un momento concreto para el resto: “I’ll send it by end of day.” Y envíalo.
• Parafrasea primero la pregunta si no tienes claro qué te preguntan. También te da un momento para pensar.
• A las preguntas de sí o no, responde primero sí o no, y después da la razón.
• Si es del área de otra persona, dilo y ponlos en contacto: “Maria owns that. I’ll introduce you.”

06Antes de la reunión

• Averigua qué le importa a esa persona este trimestre y conecta tu mensaje con ello.
• Prepara las respuestas a las tres preguntas que es más probable que te haga.
• Di tu frase de apertura en voz alta. Si no cabe en una sola respiración, recórtala.
• Decide qué dejarás fuera si solo tienes la mitad del tiempo.