Cómo intervenir en reuniones en inglés

Las personas con las que trabajo rara vez tienen problemas de gramática en las reuniones. Su problema es el momento: cuando por fin tienen la frase perfecta, la conversación ya va por otro lado. Todo lo que sigue trata de entrar en el momento adecuado, con algo breve y claro que decir.

01Prepárate para poder hablar con espontaneidad

Hablar con espontaneidad es, sobre todo, preparación. Con diez minutos antes de la llamada basta.

• Lee el orden del día y escribe tus uno o dos puntos, cada uno en una sola frase.
• Prepara la primera frase de cada tema que te importe. Con nervios, la primera frase es la más difícil; después, el resto sale con más facilidad.
• Si hay algo que de verdad quieres que se trate, díselo antes a quien dirige la reunión. Te dará paso y no tendrás que interrumpir.
• Busca las dos o tres palabras técnicas que vas a necesitar y dilas una vez en voz alta.

02Entra pronto, con una estructura

Habla en los primeros diez minutos, aunque solo sea para hacer una pregunta o decir que estás de acuerdo. Cuanto más esperas, más cuesta empezar, y más se asienta la reunión sin ti.

Cuando des tu opinión, usa PREP: Point, Reason, Example, Point (idea, razón, ejemplo, idea). Te ayuda a ser breve y pone tu conclusión justo donde la gente la oye.

El error habitual es mucho contexto primero y la idea al final. Cuando llegas a ella, otra persona ya ha tomado la palabra.

03Interrumpir y mantener la palabra

En las reuniones rápidas en inglés, esperar a que haya un silencio largo es esperar para siempre. Interrumpir con educación es una habilidad normal, no una falta de respeto.

• Usa una palabra puente en una pausa: “So…”, “Actually…”, “On that point…”. Indica que vas a entrar sin cortar a nadie.
• Pide entrar: “Can I add something here?” funciona mejor que “I want to say something.”
• En vídeo, usa el botón de levantar la mano o el chat cuando la gente habla a la vez.
• Si alguien te corta, termina tu frase con calma: “Let me just finish this point.” Después cede la palabra.

04Preguntar cuando no lo sigues

Los nativos piden aclaraciones constantemente. Preguntar no te hace parecer débil; asentir sin entender y equivocarte después, sí.

• Parafrasea para comprobar: “So what you’re saying is…”. Confirma que lo has entendido y te da tiempo para pensar.
• Pregunta por una parte, no por todo: “Could you say a bit more about the rollout plan?” en lugar de “I don’t understand.”
• Échale la culpa a la conexión cuando te ayude: “Sorry, you cut out. Could you repeat the last part?”
• Pide la decisión por escrito al final si no tienes claro qué se ha acordado.

05Dirigir una reunión

Dirigir una reunión en inglés es más fácil que participar en una: tú marcas el ritmo y la mayor parte del lenguaje es previsible.

1. Envía el objetivo y el orden del día antes de la reunión. Di qué decisión necesitas, no solo de qué vais a hablar.
2. Abre con el objetivo: “The goal today is to decide X.”
3. Controla el tiempo y aparca los temas secundarios: “Let’s park that and come back to it.”
4. Nombra responsables sobre la marcha: “Who owns this, and by when?”
5. Cierra repasando en voz alta las decisiones, los responsables y las fechas.
6. Envía un resumen por escrito el mismo día. Muchos equipos internacionales se apoyan en la escritura antes y después de las reuniones; Amazon empieza algunas reuniones con un memorando escrito que se lee en silencio, y Stripe es conocida por su cultura de escritura. En el resumen, tu inglés puede ser tan preciso como quieras.

06Videollamadas y zonas horarias

• Mantén la cámara encendida cuando hables, si tu equipo lo hace. La gente sigue mejor un segundo idioma cuando ve la cara de quien habla, y a ti te pasa lo mismo.
• Pon los enlaces, las cifras y los nombres en el chat para que nadie los entienda mal.
• En llamadas de tres o más personas, acordad quién la dirige. Sin alguien que modere, las voces más fuertes llenan el tiempo.
• Cuando la reunión te pille al final de tu jornada, di tu idea clave pronto, antes de que te baje la energía.