Inżynierowie i analitycy zwykle prezentują w tej kolejności, w jakiej wykonali pracę: tło, metoda, dane, a na końcu wynik. Słuchacze chcą odwrotnej kolejności. Większość tego, czego uczę o prezentacjach, sprowadza się do tej jednej zmiany.
01Zacznij od odpowiedzi
- Decyzję, której potrzebujesz, albo główny wniosek umieść na pierwszym slajdzie z treścią.
- Metodę przenieś na koniec albo do załącznika. Pokaż ją, jeśli ktoś zapyta.
- W pierwszej minucie powiedz, czego oczekujesz od słuchaczy: decyzji, feedbacku czy tylko tego, żeby znali temat.
Najpierw metoda
“First, some background on our architecture. In Q2 we started looking at latency, so we set up tracing across the services…”
Najpierw odpowiedź
“We can cut checkout latency by a third by moving one service. I need your approval for two weeks of work. Here’s how we know.”
02Trzy struktury, które działają
Nie potrzebujesz nowej struktury do każdego wystąpienia. Te trzy wystarczą prawie zawsze.
Co? I co z tego? Co dalej?
Co się stało, dlaczego to ważne dla tych słuchaczy i co robimy dalej. Idealna do aktualizacji statusu i wyników.
Problem, rozwiązanie, korzyść
Problem opisany z perspektywy słuchaczy, Twoja propozycja i to, co dzięki niej zyskują. Idealna do propozycji i próśb o budżet albo czas.
Sytuacja, komplikacja, odpowiedź
Z zasady piramidy Barbary Minto (Pyramid Principle): gdzie jesteśmy, co się zmieniło, co powinniśmy zrobić. Idealna na pierwszą minutę każdego wystąpienia.
03Tłumacz dla nietechnicznych słuchaczy
- Zamieniaj metryki na skutki. Zamiast precision i recall: “Of every 100 cases we flag, 80 are real.” Zamiast opóźnienia p95: “For the slowest one in twenty users, checkout takes four seconds.”
- Pisz tytuły slajdów jako zdania, które mówią, o co chodzi: “Checkout errors fell after the fix”, a nie “Error rates”.
- Jedna myśl na slajd. Jeśli potrzebujesz dwóch zdań, żeby wyjaśnić, po co jest dany slajd, to są dwa slajdy.
- Każdy skrót rozwiń raz albo z niego zrezygnuj.
04Drogowskazy: język, który spina wystąpienie
Drogowskazy (signposting) to krótkie zwroty, które mówią słuchaczom, w którym miejscu jesteście: “There are three parts to this”, “Moving on to the risks”, “To sum up”. W pierwszym języku prawie ich nie potrzebujesz. Po angielsku używaj ich więcej, niż wydaje Ci się naturalne. Słuchacze rzadziej gubią wątek, a Ty też.
Wpisz drogowskazy do swoich notatek. Gdy pojawia się stres, to właśnie te zdania trzymają Cię na kursie.
05Dema
- Rozpisz ścieżkę, którą przeklikasz, i przetestuj ją godzinę wcześniej.
- Miej plan B: nagranie, zrzuty ekranu albo drugie urządzenie.
- Zanim zaczniesz, powiedz, co pokażesz, a czego nie.
- Jeśli coś się zepsuje, powiedz to spokojnie, przełącz się na plan B i trzymaj się głównego przekazu.
- Weź ze sobą kogoś z zespołu do szczegółowych pytań technicznych, żeby móc skupić się na historii.
06Pytania i odpowiedzi
- Powtórz albo sparafrazuj pytanie. Sprawdzasz, czy dobrze rozumiesz, pomagasz tym, którzy go nie usłyszeli, i zyskujesz kilka sekund do namysłu.
- Najpierw odpowiedz w jednym lub dwóch zdaniach, a potem zaproponuj więcej: “Happy to go into detail.”
- Miej slajdy zapasowe na pytania, których się spodziewasz.
- Jeśli nie wiesz, nie zgaduj. Powiedz, co wiesz i kiedy wrócisz z resztą, a potem to zrób. Zwroty na takie sytuacje znajdziesz w moim poradniku o rozmowach z kadrą zarządzającą.
07Zwroty do prezentacji
| Sytuacja | Zwroty |
|---|---|
| Otwarcie | “I’ll start with the main point and then show how we got there.” · “By the end, I’d like a decision on X.” |
| Drogowskazy | “There are three parts to this.” · “Moving on to the risks…” · “That’s the context. Now the important part.” · “To sum up…” |
| Proste wyjaśnianie | “In practice, that means…” · “For users, the effect is…” · “Put simply, …” |
| Demo | “What you’ll see is X. I won’t cover Y today.” · “That’s not what should happen. Let me switch to the recording.” |
| Pytania | “Good question. If I understand correctly, you’re asking…” · “Let me come back to that at the end.” · “I don’t have that number here. I’ll send it today.” |